Evrak işi, çoğu firmada gözden kaçan bir yük
Pek çok firmada muhasebe ya da operasyon ekibinin günü sözleşme okumak, fatura kontrol etmek, irsaliye doğrulamak ve veri girmekle geçiyor. OCR ve yapay zekâ ile belge otomasyonu bu yükün büyük kısmını ortadan kaldırabiliyor.
Hangi belgeler otomatikleştirilebilir?
- Faturalar (e-Fatura, kâğıt, taranmış PDF)
- İrsaliye ve sevk belgeleri
- Sözleşme ve protokol metinleri
- Banka dekontları ve hesap özetleri
- Resmi yazışmalar (tebligat, ihtarname)
- Tıbbi raporlar ve laboratuvar sonuçları
- İhracat belgeleri (menşe, EUR.1, A.TR)
- Tedarikçi ürün katalogları (PDF, Excel)
İşleyiş nasıl?
- Belge gelir (e-posta, taranmış görüntü, PDF).
- OCR ile içindeki metin çıkarılır.
- Yapay zekâ tutar, tarih, müşteri, ürün gibi alanları bulur.
- Veri kontrol edilir (vergi numarası, tutarların tutarlılığı).
- İlgili sisteme kaydedilir (ERP, muhasebe programı).
- Şüpheli görünenler onaya düşer, gerisi otomatik ilerler.
Nerelerde işe yarar?
Birkaç örnek senaryo:
- Lojistik firmaları: Gelen e-faturalar siparişlerle otomatik eşleşir, elle kontrol yalnızca tutmayan belgelere kalır.
- Çok şubeli klinikler: Hasta dosyalarındaki taranmış eski raporlar aranabilir hale gelir.
- İhracat yapan gıda firmaları: Türkçe ve İngilizce sözleşmeler otomatik olarak karşılaştırılır, farklar işaretlenir.
Fiyat nasıl belirleniyor?
Fiyat, işin kapsamına göre değişir. Kısa bir görüşmeden sonra net bir teklif veriyoruz. Fiyatı en çok şunlar belirliyor:
- Kaç farklı belge türünün işleneceği
- ERP ya da muhasebe programına bağlantı gerekip gerekmediği
- Geçmiş arşivin de taranıp aranabilir hale getirilip getirilmeyeceği
Yatırımın kendini ne kadar sürede çıkaracağı, otomatikleşen belge türüne ve hacmine göre değişiyor. Bunu ilk görüşmede sizin belge hacminize bakarak birlikte konuşuyoruz.